Certificatul de cazier judiciar emis în format electronic poate fi obținut gratuit doar de pe HUB-ul de servicii la nivelul MAI. De la operaționalizarea acestui serviciu, cetățenii au beneficiat de peste un milion de certificate de cazier judiciar emise în format electronic.
Certificatele de cazier judiciar eliberate în formă electronică sunt semnate cu semnătură electronică calificată şi sunt asimilate înscrisurilor autentice. Actul juridic în format electronic, semnat cu tipul de semnătură electronică prevăzut de lege sau cu semnătura electronică calificată produce aceleaşi efecte juridice ca acelaşi act juridic în format letric.
Eliberarea certificatului de cazier judiciar în format electronic a fost unul din indicatorii incluși în proiectul HUB de servicii (Centrul de Furnizare Servicii Electronice) la nivelul MAI, dezvoltat de Ministerului Afacerilor Interne – Direcția Generală de Comunicații și Tehnologia Informației.
Acest serviciu electronic a fost primul lansat către public, varianta pilot fiind disponibilă de la 1 februarie 2023, doar pentru persoanele fizice fără înscrisuri în evidențele cazierului judiciar. Ulterior, începând cu prima parte a lunii ianuarie 2024, orice persoană fizică cu cetățenie română a putut să obțină documentul electronic, indiferent de prezența sau lipsa antecedentelor penale.
Prin art. I Legea nr. 3/2023, la art. 28 al Legii nr. 290/2004 s-a introdus alin. 3^1, cu următorul cuprins: la solicitarea persoanelor fizice sau juridice, în urma consemnării opţiunii în cererea-tip prevăzută la alin. (1) şi (2), certificatul de cazier judiciar se eliberează gratuit şi în formă electronică.
Toate activitățile legate de operaționalizarea portalului HUB-ul de servicii la nivelul MAI, precum și de dezvoltare a aplicației au fost executate exclusiv prin resurse umane proprii MAI și IGPR, în mai puțin de 5 luni calendaristice.
Certificatele de cazier judiciar eliberate în formă electronică sunt semnate cu semnătură electronică calificată şi sunt asimilate înscrisurilor autentice.
Noţiunea de semnătură electronică calificată are înţelesul dat de dispoziţiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Prin art. II, s-a dispus ca în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a legii, prin ordin comun al ministrului afacerilor interne şi al ministrului cercetării, inovării şi digitalizării, sunt stabilite procedurile pentru eliberarea în formă electronică a cazierului judiciar.
Astfel, prin Ordinul Comun MAI-MCID nr. 150/21085/2023 s-a stabilit modalitatea de creare a contului de acces la HUB-ul de servicii la nivelul MAI și de obținere a certificatului de cazier judiciar în format electronic.
Încă de la început, serviciul a atras un interes crescut din partea publicului, cu atât mai mult cu cât partea de integrare cu www.ghișeul.ro și baza de date a DGEP și generarea documentului în intervale scurte de timp (1-2 secunde) prin intermediul calculatorului ori terminalelor mobile, au întărit ideea că se poate obține un document legitim și fără prezența fizică în fața unei autorități publice.
În anul 2023, au fost eliberate 299.992 de documente (în medie, 822 zilnic/27.272 lunar), în anul 2024, au fost eliberate 429.443 de documente (în medie, 1.177 zilnic/39.040 lunar), iar, în primele 11 luni ale anului 2025, au fost eliberate 445.110 documente (în medie, 1.333 zilnic/40.464 lunar).
Pe lângă cerințele de ordin tehnic și de legislație specifice cazierului judiciar, certificatul de cazier judiciar emis în format electronic prin intermediul HUB-ului de servicii la nivelul MAI a îndeplinit toate cerințele de securitate a semnăturii electronice aplicate, respectiv ale Legii nr. 455/2001 (în prezent abrogată), OUG nr. 38/2020 (în prezent abrogată) și OMAI 136/2020.
Prevederile actelor normative abrogate au fost preluate în Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale şi prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea, documentele susmenționate îndeplinind și în prezent toate exigențele privind validitatea semnăturii electronice.
În ceea ce privește utilizarea documentului, se disting următoarele aspecte principale:
a) Legea definește înscrisul în formă electronică ca fiind conţinut creat şi utilizat în formă electronică, asimilat documentului electronic;
b) Actul juridic în format electronic, semnat cu tipul de semnătură electronică prevăzut de lege sau cu semnătura electronică calificată, produce aceleaşi efecte juridice ca acelaşi act juridic în format letric;
c) Documentul electronic emis de către o autoritate sau o instituţie publică sau de către o persoană în exercitarea şi în limitele atribuţiilor sale de putere publică, semnat cu o semnătură electronică calificată sau care are aplicat un sigiliu electronic calificat este asimilat unui înscris autentic.
d) În cazul în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiţie de validitate a unui act juridic, documentul electronic îndeplineşte această cerinţă dacă a fost semnat cu o semnătură electronică calificată sau cu o semnătură electronică avansată care, în condiţiile legii, produce aceleaşi efecte precum semnătura olografă.
e) În cazul nerecunoaşterii sau al contestării semnăturii electronice calificate sau a sigiliului electronic calificat, verificarea validităţii va fi efectuată de către instanţa de judecată. Sarcina probei cu privire la încălcarea condiţiilor legale şi tehnice aferente semnăturii electronice calificate sau a sigiliului electronic calificat aparţine celui care le contestă.
f) Autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să accepte documente electronice semnate cu o semnătură electronică, aplicată în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 şi ale Legii nr. 214/2024. În vederea primirii documentelor electronice, autorităţile şi instituţiile publice pun la dispoziţie portaluri proprii sau utilizează astfel de instrumente puse la dispoziţie de către terţi. În situaţia în care primirea unui document electronic nu se poate realiza prin portaluri, autorităţile şi instituţiile publice utilizează în acest sens poşta electronică.
g) Nerespectarea obligațiilor enumerate anterior și impuse autorităților publice constituie contravenție și se sancționează cu amendă.
Astfel, semnătura electronică aplicată pe document este mult mai sigură decât semnătura olografă, fiind practic imposibil de falsificat. Denaturarea, în orice mod și de orice natură, a documentului semnat electronic conduce, automat, la invalidarea semnăturii aplicate.
Semnătura electronică poate fi verificată de pe orice unitate de calcul conectată la rețeaua internet, prin intermediul Adobe Reader, și nu presupune compararea cu un specimen de semnătură, precum în cazul semnăturii olografe.
Documentul semnat electronic și imprimat pe suport de hârtie nu mai oferă posibilitatea verificării semnăturii electronice.
HUB-ul de servicii la nivelul MAI oferă posibilitatea de a verifica certificatele de cazier judiciar emise în format electronic, în mod semianonimizat. Această facilitate a fost dezvoltată încă de la 1 februarie 2023.
Certificatele de cazier judiciar se eliberează pentru o serie de motive personale (angajare, examen auto, instanța de judecată, avizare/autorizare, instituții bancare, etc.) urmând ca primitorul să valorifice informațiile cuprinse în document potrivit regimului legal al activității proprii.